Hljóðvist á skrifstofum

Skipulag á skrifstofum með tilliti til hljóðvistar er mikilvægt af mörgum ástæðum. Ein helsta ástæðan til þess að huga að þessu er til þess að skapa vinnufrið. Tími er peningar fyrir hvern einasta vinnuveitanda. Rannsóknir sýna að sé starfsmaður truflaður við vinnu sína, vegna utanaðkomandi og óviðkomandi áreitis s.s. hljóðs eða annars, tekur það um 20-30 mínútur að komast aftur inn í verkefnið sitt. Því er rík ástæða til þess að skipuleggja vinnusvæði þannig að óþarfa truflun sé sem minnst.

Raddstyrkur fólks í venjulegum samræðum er um 60-65 dB. Hljóð fangar athygli hlustanda mjög fljótt. Hlustandinn reynir í kjölfarið að greina enn frekar hvaða hljóð sé um að ræða – hvort það veiti upplýsingar sem mikilvægar eru manni sjálfum eða ekki. Fólk er mjög mis móttækilegt fyrir utanaðkomandi hljóðum en því meira krefjandi sem starf er fyrir einstakling þeim mun meiri einbeitingar er þörf til að sinna því. Þar með getur utanaðkomandi truflun verið mjög ágeng. Gott skipulag er hagur allra.

Í grein Happakangas et. al (2014) voru könnuð áhrif hljóðvistarhönnunar á truflun og vinnuframlag. Í rannsókninni kom í ljós að stærsti og mikilvægasti umkvörtunarþátturinn var utanaðkomandi hljóð og talað mál. Enn fremur kom í ljós að ekki var unnt að minnka áhrifin með því að bæta við hljóðdempandi eða hljóðskermandi lausnum, það eina sem hafði áhrif var að fjarlægja hljóðtruflunina.

Skipulag með tilliti til hljóðvistar. Hvernig?

Með því að skoða og greina þá vinnu sem fer fram á mörgum skrifstofum má til dæmis finna fólk sem vinnur við símsvörun eða úthringingar. Á sama vinnustað getur einnig verið fólk sem vinnur við verkefnastjórnun, gagnagreiningu hverskonar, hönnun flókinna kerfa, skjalavinnslu eða einhverskonar blöndu af þessu öllu.

Almenn regla ætti að vera að fólk sem talar mikið í síma við dagleg störf sé ekki sett í námunda við fólk sem vinnur við gagnagreiningu, hönnun eða skjalavinnslu. Slíkt getur valdið óþarfa vinnutapi, pirringi eða streitu hjá öðrum hópnum. Auðvelt er að ímynda sér hversu kostnaðarsamt vinnutap getur verið fyrir vinnuveitanda ef stöðugt er verið að kippa athygli starfsfólks frá þeirri vinnu sem á að sinna.

En er ekki hægt að dempa hljóðið með einhverjum skilrúmum, gróðri, kerfislofti og hljóðísogsefnum er oft viðkvæðið. Getum við ekki sett á okkur heyrnartól og hlustað á það sem við viljum? Þetta eru einfaldar spurningar en svörin eru ekki endilega einföld. 

Varðandi heyrnartól, þá er fólk misjafnt, sumir kunna einfaldlega ekki við að sitja heilu eða hálfu vinnudagana hlustandi á eitthvað – það er líka hljóðáreiti sem ekki endilega fer vel saman við þá vinnu sem þarf að framkvæma. Heyrnartól eru líka mis vel hljóðdempandi á umhverfishljóð og ekki eru allir tilbúnir í að leggja tugi þúsunda í góð heyrnartól og ekki eru allir vinnuveitendur til í það heldur. Þetta er því ekki farsæl lausn í raun.

Þegar kemur að hljóðdempun í rými þá flækist málið. Það hljóð sem við búum við í öllum rýmum er samansett af tveimur þáttum. Beinu hljóði og endurvörpuðu hljóði, en hlutfall þessara tveggja þátta er ekki alltaf jafnt og fer eftir aðstæðum. 

Hljóðdempun sér um að minnka hlut endurvarpaðs hljóðs sem nær eyrum okkar en gerir ekkert fyrir beina hljóðið sem kann að berast til okkar frá samstarfsfólki okkar. Það er hægt að minnka hlut endurvarpaða hljóðsins mjög mikið, en ef ekkert er gert vegna beina hljóðsins þá er heildarútkoman áfram lítið breytt og truflunin enn til staðar.

Hvað er til ráða?

Eina ráðið til þess að hafa áhrif á beina hljóðið, er að koma fyrir hindrun á milli þess sem talar  og þess sem heyrir. Þessi hindrun getur verið veggur eða skilrúm. Lokuð herbergi eru að sjálfsögðu lang besti kosturinn en það geta verið ýmsar ástæður fyrir því að það sé ekki raunhæfur kostur.  

Ef notuð eru skilrúm, þá er það algjörlega nauðsynlegt að það  búi yfir eiginleikum sem hafa einhver raunveruleg áhrif á útbreiðslu hljóðs. Skilrúm sem eru lægri en höfuðhæð eru gagnslaus þegar kemur að því að hefta útbreiðslu hljóðs. Eingöngu er hægt að líta á þau sem afmörkun vinnusvæðis. Séu skilrúmin í höfuðhæð eru þau gagnsmeiri, en ekki endilega nægilega mikið. Skilrúm í þessari hæð eru stundum sett til þess að fara einhversskonar milliveg – ekki of mikið skjól en samt smá skjól.  

Í aðstæðum þar sem þú þarft í raun að skapa einkarými án þess að reisa veggi, þá er málið fremur einfalt. Ef óskað er eftir því að samstarfsfólk sem vinnur við mismunandi hluti eigi ekki að trufla hvort annað þá þarf að passa að hljóðstyrkur minnki um ca 15 dB á milli fólks til þess að valda sem minnstri truflun. Ein skilvirkasta leiðin til þess er að auka fjarlægð á milli fólks. Ef það er erfitt þá þarf að huga að öðrum lausnum og þá er skilrúmið hentug lausn. En ekki eru öll skilrúm sköpuð jöfn. Skilrúm þarf, til þess að hafa raunveruleg áhrif á beina hljóðið, að vera eftirfarandi kostum gætt:

  1. vera að minnsta kosti 30-50cm yfir höfuðhæð sitjandi manneskju (helst meira)
  2. Vera að minnsta kosti 100cm dýpra en  skrifborð og stóll með sitjandi manneskju
  3. Vera hljóðdempandi

Einfalt. Enn betra væri að reisa bara almennilega veggi.

Hvernig á þá að hugsa skipulag skrifstofu?

Fólk sem þarf að tala mikið í síma starfs síns vegna á að sitja út af fyrir sig í lokuðu herbergi, eða með hópi af fólki sem hefur sama starf. Þar sem allir í nágrenninu eru mikið í símanum, truflar fólkið hvort annan minna. Allir hafa skilning á þessum þætti starfsins.

Fólk sem sinnir sömu verkefnum, svo sem svipaðri gagnagreiningu eða skjalavinnslu, getur oft setið saman þrátt fyrir einstaka símtöl sem tengd eru starfinu enda oft upplýsingar sem koma öllum í nágrenninu við, í þessum aðstæðum er ekkert því til fyrirstöðu að 2-6 séu saman í lokaðri skrifstofu.

Fólk í mismunandi ótengdri skjalavinnslu, s.s. litlir hópar sérfræðinga sem ekki eru að vinna að sömu hlutum ættu ekki að heyra í hvor öðrum. Að heyra ótengdar samræður eða umræður getur verið mjög truflandi fyrir fólk. Einnig getur gerst að verið sé að ræða viðkvæm mál sem ekki varða aðra en þá sem eiga í samtali. Í slíkum aðstæðum verður að vera möguleiki á því að fara frá en á skrifstofum nútímans þar sem vinna fólks (og jafnvel sími) er bundin í tölvustöð verður það oft erfitt eða ómögulegt. 

Eins og áður sagði, þá er ekki ávallt mögulegt að fara frá þegar samtöl þurfa að eiga sér stað og því er enn mikilvægara að huga að þessum þætti þegar skrifstofan er skipulögð.

Eftirfarandi töflu er hægt að hafa til hliðsjónar þegar hugsað er um hvernig umhverfi ákveðnir hópar þurfa, og hvaða hópar geta unnið í næsta nágrenni við aðra

Grænn táknar að hóparnir geti vel setið nálægt hvor öðrum, gulur táknar að hóparnir geta hugsanlega setið nálægt hvor öðrum, en ekki er öruggt að það sé góð lausn fyrir alla. Rauður táknar að hóparnir ættu alls ekki að sitja nálægt hvor öðrum. Út frá töflunni má sjá að fólk sem sinnir mjög sérhæfðum (og flóknum) verkefnum þurfa að hafa góðan vinnufrið til þess að geta skilað frá sér góðu verki. Helst af öllu ætti að vera möguleiki fyrir þá hópa að sitja í lokuðu rými. Aðrir ótengdir hópar geta blandast, en það er ekki endilega farsælt. Fólk sem talar mikið í síma, sinnir trúnaðarstörfum (s.s. mannauðsmálum) eða verkefnastjórar eiga líka að fá sinn stað. Helst af öllu í einrúmi eða, fjarri öðrum sem ekki vinna sömu vinnu.

Hægt að gera hljóðvist í opnum skrifstofurýmum betri með því að taka réttar ákvarðanir með hliðsjón af greiningu starfa, hljóðvist og sálfræðilegum þáttum. Ekki er hægt að komast frá sálræna þættinum frekar en lögmálum eðlisfræðinnar. Skipuleggjum skrifstofuna með það í huga öllum til hagsbóta.

Heimildir

ÍST45. (2016). ÍST 45 Hljóðvist – Flokkun íbúðar- og atvinnuhúsnæðis. Staðlaráð Íslands.

Kaarlela-Tuomaala, A., Helenius, R., Keskinen, E., & Hongisto, V. (2009). Effects of acoustic environment on work in private office rooms and open-plan offices – longitudinal study during relocation. Ergonomics, 52(11), 1423-1444. doi: 10.1080/00140130903154579

Haapakangas, A., Hongisto, V., Hyönä, J., Kokko, J., & Keränen, J. (2014). Effects of unattended speech on performance and subjective distraction: The role of acoustic design in open-plan offices. Applied Acoustics, 86, 1-16. doi: 10.1016/j.apacoust.2014.04.018

Share This